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Quels outils collaboratifs indispensables pour la gestion de projet Web ?

ON SAIT LE FAIRE

Dans un monde digital en pleine expansion où les outils collaboratifs ne cessent de croitre tous offrant la meilleure qualité, le meilleur fonctionnement et le tout nouveau système révolutionnaire. Mais au final n’étant qu’une extension plus épurée (et plus chère) d’un outil déjà existant et connu dans le monde entier. Les acteurs de la gestion de projet Web ne savent plus quels outils utiliser et surtout pourquoi l’utiliser.

Un outil collaboratif permet de travailler en équipe simultanément sur les mêmes fichiers partagés. De plus, dans le cas où un collaborateur est absent / malade, son collègue peut reprendre le projet avec les fichiers partagés et avancer dessus sans aucune contrainte et sans devoir l’appeler.

Vous aussi ils vous arrivent de télécharger une multitude d’applications pensant s’en servir un jour mais vous oubliez son existence le jour d’après ?

Nous vous avons dressé le détail de 3 outils collaboratifs vraiment indispensables que nous utilisons au sein de l’agence.

La suite de Google, tout le monde la connaît, il s’agit d’un service créé par Google permettant un accès unique vers tous les services proposés par Google : Docs, Slides, Sheets, Agenda, YouTube, Google Ads… et bien plus encore. Parmi ces services on peut compte Google Drive : un service de stockage qui permet de partager des fichiers quels qu’ils soient : images, vidéos, Word, Excel, Fichier Adobe… 

Pourquoi et comment on l’utilise ?

Google Drive permet un gain de temps considérable pour les échanges et pour le partage de documents comme Slides ou Docs car ceux-ci sont intégrés directement dans Google Drive. Au lieu de passer par des services comme Wetransfer, Mail et autres, Drive nous permet d’aller plus vite dans nos projets et surtout de ne perdre aucun fichier car tout est sauvegardé.

Nous pouvons y déposer tout type de fichier, cependant un Word ne pourra pas être modifier directement dans Drive mais peut-être télécharger pour le repartager par la suite. Ainsi, pour l’utiliser de manière idéale, il faut régulièrement faire des sauvegardes des nouvelles versions des fichiers sans écraser la dernière sauvegarde. Autrement dit, créer des V1, V2, V3…

Un des avantages majeurs de ce service consiste en la gestion des droits d’accès qui permet de cloisonner l’accès aux informations tout en les centralisant en 1 point. Point de vigilance : cela implique une grande rigueur de la part du responsable du projet.

La définition d’une « arboressence ad’hoc » permet de standardiser les habitudes collaboratives et donc de gagner beaucoup de temps.

Plus d’informations : https://gsuite.google.com

Partager des fichiers c’est bien, mais s’organiser en fonction du projet c’est mieux. C’est pourquoi nous recommandons Trello pour sa capacité à être l’un des outils gratuits les plus fonctionnels et des plus utiles.

Pourquoi et comment on l’utilise ?

Extrêmement utilisé dans la gestion de projet, Trello permet de se répartir les tâches avec les différents membres d’une équipe et, comme Google Drive, permet de partager les fichiers dans les différentes étiquettes. Mais qu’est-ce qu’une étiquette ? Sur Trello, vous avez la possibilité de planifier vos tâches dans différentes colonnes : « à faire », « en cours », « fait » et de créer ces tâches sous forme d’étiquettes (identiques à des post-it) que vous pouvez assigner à un ou plusieurs membres de l’équipe. Libre à vous d’organiser votre Trello comme bon vous semble.

Ceci est donc utile pour connaître l’avancée d’un projet sans devoir s’alarmer. Également, Trello offre la possibilité de rajouter des fonctionnalités comme les commentaires, les dates de délais, le partage avec Google Drive ou Slack, la création d’un planning de Gant…

On vous conseille de chercher toutes les fonctionnalités qui vous sont offertes et comme choisissez celles qui vous sont adaptées.

Plus d’informations : https://trello.com

« Réalisez tous vos projets avec Slack », c’est en effet l’offre que nous propose le service payant Slack. Dans un projet collaboratif, il faut échanger avec ses collègues; cela étant, s’ils ne sont pas disponibles, comment faire ? Un mail ? Pas assez rapide et fluide… Un coup de téléphone ? S’il n’est pas joignable il faut le rappeler… Un message rapide sur Slack ? C’est ce qui semble le plus adapté !

Pourquoi et comment on l’utilise ?

L’idée derrière Slack est d’échanger des messages rapides comme des textos avec ses collègues mais dans un contexte professionnel. Un « coucou es-tu disponible pour parler de ce sujet ? » permet d’échanger ensuite rapidement sans déconcentrer l’autre interlocuteur. 

Il y a donc la fonctionnalité d’échanger des messages mais également de créer des canaux de discussion avec l’équipe en charge du projet. Aussi, Slack permet d’échanger par vidéo-conférence dans le cas où un des membres de l’équipe n’est pas dans les bureaux au moment d’une réunion.

C’est un outil très adapté pour avoir les informations rapidement.

Plus d’informations : https://slack.com

NOTRE CONCLUSION 

Il existe, bien évidemment, une multitude d’outils collaboratifs tous ayant une utilité différente mais dans la réalité, il faut aller au plus simple et surtout ne pas hésiter à communiquer de vive voix avec vos collaborateurs.

La plupart de ces solutions collaboratives apportent une plus grande technicité et plus de fonctionnalités mais, vos équipes, sont-elles toutes en mesure de les utiliser pleinement ?

La gestion de projet peut être très différente d’une entreprise à une autre, c’est pourquoi, avant de choisir vos outils, étudiez au préalable les outils vraiment utiles pour votre équipe.

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